Sophia&Co. sp. z o.o.

www.sophiaco.pl

Obowiązuje od: od 1.01.2024 r.

1. Tożsamość administratora danych
   1. Administratorem danych osobowych podawanych w trakcie korzystania ze Serwisu online prowadzonego pod nazwą sophiaco.pl jest Sophia&Co. sp. z o.o. z siedzibą w Kopciu 14 63-520,  KRS 0000997076 NIP 5140358974  REGON 523386546 adres e mail :  biuro@sophiaco.pl.   
   2. Dane przetwarzane są zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa; tj. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektyw
   3. y 95/46/WE (dalej: RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych, a także ustawą z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
   4. Poniższa Polityka Prywatności obejmuje zasady przetwarzania danych Użytkowników Strony, a także osób zawierających umowy z Administratorem danych, w tym związanych z realizacją  Zamówienia w Serwisie internetowym, a także danych gromadzonych poprzez kontakt z Administratorem danych (adres e-mail lub telefonicznie) lub korespondencję tradycyjną, jak i osób, które lubią i/lub obserwują fanpage Administratora w mediach społecznościowych, jeśli prowadzi.
2. Stosowane definicje
   1. W niniejszej polityce stosuje się następujące definicje:
      1. Serwis/Sklep – serwis internetowy dostępny pod adresem sophiaco.pl za pośrednictwem którego Użytkownik może: przeglądać jego zawartość (blog, sklep on-line), kontaktować się z administratorem danych (formularz kontaktowy), składać zamówienia na produkty i usługi (sklep on-line), zamówić informacje handlowe i marketingowe (newsletter).
      2. Administrator danych osobowych – podmiot, który decyduje o celu i środkach przetwarzania danych, w niniejszej polityce rozumie się przez to:   sophiaco.pl jest Sophia&Co. sp. z o.o. z siedzibą w Kopciu 14 63-520,  KRS 0000997076 NIP 5140358974  REGON 523386546 adres e mail :  biuro@sophiaco.pl.   
      3. Użytkownik/Uczestnik – osoba fizyczna, której dane dotyczą i która korzysta z usług dostępnych w Serwisie/Sklepie.
      4. Dane osobowe – wszelkie informacje, które bez nadmiernego czasu i kosztu mogą doprowadzić do identyfikacji osoby fizycznej, w tym jej dane identyfikacyjne, adresowe i kontaktowe.
      5. Państwa trzecie – państwa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).
3. Cele przetwarzania danych osobowych

1. Administrator Danych Osobowych przetwarza dane osobowe wyłącznie, gdy jest to dopuszczone aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym w celu:
   1. przygotowania i realizacji zawartej umowy sprzedaży, w tym zawarcia umowy na odległość za pośrednictwem sklepu internetowego, której osoba jest stroną, a także realizacji uprawnień z niej wynikających, a przetwarzanie to odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) RODO,
   2. udokumentowania realizacji umów, w tym wystawienia rachunku lub faktury dla osoby fizycznej, prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze danych osobowych, na podstawie art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,
   3. podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, w tym udzielenia odpowiedzi na pytania zadane poprzez środki komunikacji elektronicznej lub w celu obsługi korespondencji tradycyjnej, a przetwarzanie to odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) RODO,
   4. wysyłania zamówionych informacji marketingowych drogą elektroniczną (newsletter) na podany przez Użytkownika adres e-mail w tym celu, a przetwarzanie to odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit a) RODO, tj. zgody osoby, której dane dotyczą,
   5. rejestracji i założenia Konta w Serwisie, a przetwarzanie  to odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit a) RODO, tj. zgody osoby, której dane dotyczą,
   6. marketingu własnych produktów i usług Administratora danych drogą tradycyjną, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora danych lub osoby, której dane dotyczą,
   7. w celu wysłania maila z prośbą o ocenę Serwisu/Sklepu i/lub usług odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO, a przetwarzanie to odbywa się w usprawiedliwionym celu administratora danych (Sprzedawcy), którym jest doskonalenie oferty i/lub Towaru/Produktu/Usług i/lub Sklepu poprzez gromadzenie rzetelnych opinii o nich przez właściciela Serwisu,
   8. wysłania zapytania o udzielenie opinii o usługach Administratora danych przez zewnętrzne serwisy badania satysfakcji, za zgodą osoby, które dane dotyczą, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit a) RODO, 
   9. dochodzenia praw i roszczeń przez Administratora danych lub osobę, której dane dotyczą, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO i odbywa się w prawnie usprawiedliwionym celu.
2. Podanie danych osobowych jest niezbędne w celu realizacji umowy zawartej na odległość,  w tym wysyłki towaru lub udostępnienia produktu cyfrowego i wystawienia dokumentu księgowego, dochodzenia roszczeń, a także udzielenia odpowiedzi na pytania. Podanie danych osobowych w pozostałym zakresie jest dobrowolne.
3. Brak podania wymaganych danych uniemożliwia realizację umowy zawartej na odległość, wystawienie rachunku lub faktury lub podjęcie kontaktu na żądanie osoby, której dane dotyczą.

4. Sposoby pozyskiwania danych
   1. Dane osobowe Użytkownika gromadzone są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, tj. poprzez:
      1. wypełnienie formularza z danymi kontaktowymi podczas składania zapytania przez formularz na stronie,
      2. wypełnienie formularza zapisu na newsletter,
      3. wypełnienie formularza zamówienia w sklepie-online,
      4. rejestracja konta w Serwisie,
      5. podanie danych do przygotowania i zawarcia umowy,
      6. bezpośredni kontakt z administratorem danych za pomocą danych teleadresowych dostępnych na stronie lub w formie tradycyjnej w miejscu prowadzenia działalności.
5. Zakres przetwarzanych danych
   1. Zakres przetwarzanych danych osobowych został ograniczony do minimum niezbędnego do świadczenia usług w zakresie:
      1. złożenia zapytania przez formularz kontaktowy lub za pomocą danych teleadresowych dostępnych na stronie: adres e-mail numer telefonu, adres poczty elektronicznej, imię, ewentualne inne dane podane dobrowolnie przez osobę, której dane dotyczą,
      2. dokonania zapisu na newsletter: imię, adres e-mail,
      3. złożenia zamówienia w sklepie online: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy,
      4. rejestracji konta w Serwisie online: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło, login,
      5. wystawienia rachunku lub faktury: imię i nazwisko lub nazwa podmiotu, adres siedziby, NIP,
6. Okres przetwarzania danych 
   1. Okres przetwarzania danych jest uzależniony od celu, dla którego dane zostały zebrane i wynosi w celu:
      1. zawarcia i realizacja umowy sprzedaży, w tym sprzedaży na odległość – przez okres niezbędny do udokumentowania wykonanej umowy, w tym wystawienia rachunku lub faktury – 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, na podstawie art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w związku z art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa,
      2. w celu wysyłania informacji handlowych drogą elektroniczną (newsletter) i/lub założenia Konta w Serwisie/wysyłania zapytania o opinię przez zewnętrzne serwisy badania satysfakcji – do czasu odwołania zgody, bez wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano przed jej odwołaniem,
   2. przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na pytanie zadane przez formularz kontaktowy lub drogą telefoniczną, ale nie dłużej niż przez 6 miesięcy, o ile osoba nie zdecyduje się zawrzeć umowy z Administratorem danych osobowych,
   3. w celu dochodzenia roszczeń, na podstawie ustawy z art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata.
7. Odbiorcy danych
   1. Dane osobowe Użytkownika mogą zostać powierzone innym podmiotom w celu wykonania usług na zlecenie administratora danych, w szczególności podmiotom w zakresie:
      1. hostingu strony www, 
      2. serwisu i utrzymania systemów informatycznych, w których dane są przetwarzane, w tym w celu automatyzacji newslettera, wystawiania faktur, obsługi zamówień, etc.,
      3. prowadzenia obsługi księgowej,
      4. prowadzenia obsługi biurowej,
      5. dropshippingu i/lub obsługi logistycznej zamówień.
   2. Dane osobowe Użytkownika mogą zostać także udostępnione podmiotom wspierającym administratora danych, w tym podmiotom realizującym usługi kurierskie i pocztowe, obsługę płatności online, głównego partnera biznesowego Fundacja Everest ul. Wielka 67 53-340 Wrocław NIP: 8943043429.
   3. Dane osobowe Użytkownika nie są przekazywane do państw trzecich, ani organizacji międzynarodowych. 
   4. Dane osobowe Użytkownika będą przetwarzane przez dostawców, których siedziby i/lub serwery są zlokalizowane w państwie trzecim, tj. na terenie Stanów Zjednoczonych Ameryki (USA). Przekazanie danych do USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzaj odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony przez tzw. „Ramy ochrony danych UE-USA” (EU-US Data Privacy Framework) w stosunku do dostawców wpisanych na listę departamentu handlu USA, jak: Google LLC. 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA; Meta Platforms, Inc., Menlo Park, California, USA.
8. Fanpage Administratora danych w mediach społecznościowych 
   1. Administrator danych jest także jednocześnie współadministratorem danych jego obserwatorów w mediach społecznościowych – szczególnie osób, które  korzystają ze środków komunikacji elektronicznej na fanpage’u – Facebook – Sophia & Co. – Biuro Rachunkowe i/lub Instagram pod nazwą konta biuro.sophia, prowadzonych przez Administratora danych w tych serwisach społecznościowych. 
   2. W pozostałym zakresie administratorem danych Użytkowników tych serwisów społecznościowych jest Meta Platforms, Inc., (dawniej: Facebook Inc., z siedzibą przy 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, USA), a przetwarzanie tych danych odbywa się na zasadach opisanych w regulaminach i politykach prywatności użytkowników tych serwisów, w tym na: https://www.facebook.com/privacy 
   3. Dane osobowe Użytkownika, który lubi i/lub obserwuje fanpage Administratora w mediach społecznościowych będą przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym w tzw. państwie trzecim, w szczególności na terenie Stanów Zjednoczonych Ameryki w związku ze stosowaniem rozwiązań informatycznych, których serwery są zlokalizowane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. 
   4. Dane osobowe Użytkownika będą przetwarzane w państwie trzecim, tj. na terenie Stanów Zjednoczonych Ameryki (USA). Przekazanie danych do USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony przez tzw. „Ramy ochrony danych UE-USA” (EU-US Data Privacy Framework) w stosunku do dostawców wpisanych na listę departamentu handlu USA, jak: Meta Platforms, Inc., Menlo Park, California, USA.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
   1. Osobom, których dane dotyczą przysługuje prawo:
      1. dostępu do treści danych osobowych, w tym otrzymania bezpłatnie pierwszej kopii treści danych osobowych, 
      2. do poprawiania danych,
      3. prawo do usunięcia danych, o ile nie obowiązują inne przepisy prawa, które zobowiązują administratora danych do archiwizacji danych przez określony czas, 
      4. prawo do przenoszenia danych, o ile podstawą przetwarzania danych jest umowa lub zgoda osoby, której dane dotyczą, a przetwarzanie danych odbywa się w sposób automatyczny,
      5. do odwołania zgody na przetwarzanie danych osobowych – jeśli podstawą tego przetwarzania była zgoda osoby, której dane dotyczą. Odwołanie zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem,
      6. do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją  wobec przetwarzania dotyczących danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) RODO, a także prawo do ograniczenia przetwarzania,
      7. prawo do niepodlegania automatycznemu profilowaniu, jeśli administrator danych podejmowałby decyzje opierające się wyłącznie na automatycznym profilowaniu i niosące ze sobą skutki prawne dla osoby, której dane dotyczą lub podobnie na nią wpływały,
      8. prawo do kontroli przetwarzania danych i informacji na temat tego, kto jest administratorem danych, a także uzyskania informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych, treści tych danych, źródle danych, a także sposobie udostępniania, w tym o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych,
   2. W celu realizacji prawa do informacji, dostępu do treści danych, ich poprawiania, a także innych praw, można skontaktować się z Administratorem danych.
   3. Osoba, której dane dotyczą ma także prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli przetwarzanie danych narusza przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Skarga może zostać wniesiona w formie elektronicznej lub tradycyjnej na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. Postanowienia końcowe

W przypadku zmiany obowiązującej polityki prywatności, w szczególności gdy będą tego wymagały zastosowane rozwiązania techniczne lub zmiany przepisów prawa w zakresie prywatności osób, których dane dotyczą, wprowadzone zostaną odpowiednie modyfikacje do niniejszej Polityki Prywatności, które będą obowiązywały w ciągu 14 dni od ich opublikowania na stronie Serwisu/Sklepu.